电子文件如何才能成为电子档案

大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——电子文件如何才能成为电子档案。

电子文件如何才能成为电子档案？这个问题乍一看好像很简单，但仔细一想，不一定一下子就能说出来。

是不是把一份word格式的电子文件转换成PDF交给档案部门就变成电子档案了？回想一下日常归档过程，好像也确实是这样。一般是办文人员按要求要把文本文件（word格式或者TXT格式等）转为版式文件（pdf格式文件）再进行移交。

有时候还会把那些没在办公系统上流转的纸质文件扫描成PDF格式的文件交给档案部门，或者档案部门自己把接收的纸质文件扫描成PDF格式后放到档案管理系统里。但如果我们翻看一些电子文件归档方面的规章、标准，会发现所有这些规章标准中都会写到电子文件交给档案人员时要确保电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性。

比如《电子公文归档管理暂行办法》第13条↓

再比如《党政机关电子公文归档规范》第6条↓

其他《电子文件归档与电子档案管理规范》等也是类似要求，也就是说，电子文件成为电子档案，单单转成PDF格式还不行，还有其他要求，要确保这些电子文件移交时候是真实、完整、可用和安全的。

如果我们采取相关措施，达到了这些要求，是不是电子文件交给档案人员就变成了电子档案呢？或者再增加一点，移交方与档案部门还进行了交接登记，双方在交接登记表上都签了字。

有些做档案时间长的朋友心里都清楚，归档交接登记非常重要，因为此举意味着文件管理权的转移，也即文件变成了档案。是否电子文件满足这些要求交给档案部门后就能成为电子档案呢？

笔者认为，并非如此。

如果把一份word格式电子文件在线从OA系统传到档案管理系统，档案人员收吗？档案人员检查后只要齐全、完整、真实、可用，也会收的，无非再转换下格式就是了，而且也会进行交接登记。所以，格式不是问题的关键。

再说一种情况，如果是随便找一份外单位的文件，或者把本单位的一份“放假通知”交给档案部门。档案人员会收吗？即使这些文件齐全、完整、真实、可用，即使转换成了PDF格式。恐怕档案人员还是会拒绝。

看来齐全、完整之类的也不是变成电子档案的关键。那关键点是什么呢？细心的你应该已经看出，档案人员是有选择性的接收电子文件的。哪些文件可以归档，哪些文件不能归档，从文件诞生的那一刻起，命数已定。

这说明了什么？说明文件是不是档案是天生的。只要是局务会议纪要，一定会被作为档案保存。只要是放假通知，除非有特殊情况，多半进不了档案库房。

所以，电子文件是如何变成电子档案的呢？答案是：不用变，有些电子文件天生就是电子档案了，后续变换格式，进行检查交接等等，只是依法走个程序而已。给出这个答案的并非笔者，是刘东斌老师。具体论证思路可以看下刘老师的相关论著。

文章来源于档案学人 ，作者档案人