小细节大文明：电子邮件礼仪篇

据统计，互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，有一半是垃圾邮件或不必要的。在商务交往中要尊重别人，首先就要懂得替他节省时间。电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。我们在使用电子邮件进行联络时，应当遵守以下这些礼仪规范。

您懂得，电子邮件应当认真撰写；

别忘了，一定不要使用空白标题。

电子邮件应当认真撰写，并且行文符合规范。标题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要使用空白标题，这是最失礼的，标题要简短，不宜冗长。

您懂得，恰当地称呼收件者；

别忘了，要把性别先搞清楚。

电子邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。恰当地称呼收件者，拿捏尺度。在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理”。如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

您懂得，正文简明扼要；

别忘了，注意论述语气。

电子邮件正文要简明扼要，行文通顺，最好不要让别人频繁拉滚动条才完成阅读。根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系、对内对外性质等，选择恰当的论述语气，以免引起对方不适。为表示尊重，可以经常使用“请、谢谢”之类的词语。

您懂得，一封邮件交待完整信息；

别忘了，避免拼写错误和错别字。

最好通过一封邮件把相关信息全部说清楚，说准确，尽量不要再发“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。要提前做好邮件内容检查，避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

您懂得，邮件附件数目不宜超过四个；

别忘了，特殊格式文件说明打开方式。

如果邮件带有附件，应在正文中对收件人做必要提示。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式，则应在正文中说明打开方式，以免影响使用。附件过大，应分割成几个小文件分别发送。

您懂得，收到电子邮件要及时回复；

别忘了，出差时设定自动回复功能。

如果事情复杂，无法立即办理完毕，应及时回复说明“收到，目前正在处理”等。如果正在出差或休假，应该设定自动回复功能告知发件人，以免影响工作。

不积跬步无以至千里；不积小流无以成江海。文明细节虽小却是“天大的小事”，唯有从点滴小事做起，我们才能让文明在全社会蔚然成风，文明才能真正成为一种感染力、凝聚力、推动力，进而升华为一种城市的名片，一种国家的形象，一种民族的精神。